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2009 05 Aot

La documentation

Parmi toutes les activités, tous les travaux effectués dans l'entreprise, il en est un qui est réellement primordial : c'est la circulation et le stockage des informations écrites.



Il est crucial pour le bon fonctionnement d'une organisation que les acteurs de l'entreprise disposent de la bonne information au bon moment, et si possible à portée de main.



Les informations sont nécessaires pour travailler. Par exemple au moment où il faut établir un contrat de travail ou une facture à un client, il est nécessaire d'avoir les noms et coordonnées des personnes intéressées. Chaque document écrit a une valeur utile selon les informations qu'il véhicule.



Cela concerne donc le travail de gestion, mais c'est aussi essentiel pour la commercialisation : un commercial en visite chez un client doit avoir l'adresse du client, le nom de son interlocuteur et la liste des dernières commandes qui ont été passées, ... Une publicité doit présenter le logo de l'enterprise et ses coordonnées ...



La gestion des informations doit faire l'objet d'une attention particulière. L'outil privilégié du stockage et de la circulation des informations est aujourd'hui l'informatique, qui permet de créer :



• des documents récapitulatifs



• des bases de données clients / prospects



Un centre de documentation, plus ou moins conséquent est généralement nécessaire, pour gérer entreposer, archiver les différentes sources d’informations (magazines, livres, sites internet, …) ayant un lien avec l’activité de l’entreprise et utiles pour la compréhension de son marché.



Prévoir d'intégrer à l'entreprise des sources d'informations et des capacités d'archivage sont souvent indispensable pour suivre et anticiper les évolutions du marché, les dangers à éviter et les opportunités à saisir.



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